Kiểm hàng tại kho Trung Quốc là bước người ở kho trung gian mở kiện, đếm và chụp hàng theo yêu cầu của bạn trước khi hàng lên xe về Việt Nam. Muốn bước này có ích, bạn phải nói rõ kiểm ở mức nào (chỉ đếm kiện, đếm từng món, hay soi chất lượng), cần những ảnh và video gì, và mở bao nhiêu món trên mỗi mẫu. Kiểm đúng cách giúp phát hiện hàng sai màu, thiếu size, lỗi đường may khi hàng còn ở gần shop, lúc đổi trả còn khả thi.
Điều người mới hay hiểu nhầm là "đã trả phí kiểm thì hàng về chắc đúng". Thực tế người ở kho chỉ làm được những gì bạn mô tả được, trong thời gian họ có cho mỗi kiện. Bài này đi qua những gì kiểm được và không kiểm được, danh sách ảnh nên đòi, cách chọn tỷ lệ mở hàng theo ví dụ giả định, và cách viết tiêu chí để người lạ ở kho làm đúng ý bạn.
Kiểm tại kho Trung Quốc là kiểm cái gì, không kiểm được gì
Khi bạn đặt hàng trên Taobao hay 1688 và nhờ bên trung gian nhận hộ, kiện từ shop sẽ về kho của họ ở phía Trung Quốc. Tại đây, việc kiểm có thể dừng ở mức nhìn bên ngoài kiện (có móp, ướt, rách không), hoặc đi sâu hơn: mở túi, đếm từng món, đối chiếu màu và size với đơn. Những lỗi phát hiện được ở bước này là lỗi nhìn thấy bằng mắt: sai mẫu, sai màu, thiếu số lượng, vết bẩn, chỉ thừa, đường may bung, nứt vỡ, thiếu phụ kiện đi kèm.
Có những thứ kiểm qua kho gần như không làm được. Người ở kho không mặc thử áo, không đo từng món bằng thước nếu bạn không yêu cầu, không cắm điện chạy thử máy, không ngửi mùi keo, không giặt thử để xem vải có ra màu. Chất liệu thật hay không cũng khó kết luận qua ảnh: vải pha và vải cotton trong ảnh điện thoại có thể trông giống hệt nhau.
Vì thế nên coi kiểm tại kho là lớp lọc thô, chặn những lỗi lớn và rẻ để sửa. Lớp lọc tinh vẫn là lúc bạn nhận hàng ở Việt Nam và kiểm lại. Hiểu ranh giới này giúp bạn không trả tiền cho mức kiểm cao mà hàng của mình không cần, và cũng không trông chờ vào ảnh kiểm cho những lỗi mà ảnh không bao giờ thấy được.
Ba mức kiểm thường gặp và hợp với hàng nào
Tên gọi mỗi bên trung gian một khác, nhưng về nội dung việc kiểm thường rơi vào ba mức dưới đây. Đọc bảng phí của bên bạn dùng để biết họ gọi mức nào là gì, rồi đối chiếu với cột "làm gì".
| Mức kiểm | Người ở kho làm gì | Hợp với | Không bắt được |
|---|---|---|---|
| Kiểm kiện | Đếm số kiện theo mã vận đơn nội địa, nhìn tình trạng bao bì, cân kiện | Hàng đóng hộp kín của shop lớn, đã đặt nhiều lần, ít mẫu | Sai màu, sai size, thiếu món bên trong |
| Kiểm đếm | Mở kiện, đếm số lượng theo từng mẫu, màu, size, đối chiếu với đơn | Quần áo, phụ kiện nhiều mẫu nhiều size; shop mới đặt lần đầu | Lỗi chất lượng nhỏ, đường may, vết bẩn khuất |
| Kiểm chất lượng theo tiêu chí | Mở một tỷ lệ món, soi các điểm bạn chỉ định, chụp ảnh và quay video từng điểm | Hàng đắt hơn, hàng dễ lỗi, đơn lớn đầu tiên với một xưởng | Lỗi chỉ lộ khi dùng: co rút, phai màu, độ bền |
Mức kiểm cao hơn thường tốn phí hơn và làm hàng nằm kho lâu hơn vài ngày. Với hàng lặp lại từ một shop đã tin, nhiều người bán nhỏ chỉ kiểm đếm, còn lần đầu đặt một xưởng mới thì kiểm theo tiêu chí. Không có mức nào đúng cho mọi lô; chọn theo độ đắt của hàng và độ quen của nguồn.
Danh sách ảnh và video nên yêu cầu
Ảnh kiểm chỉ có ích khi đủ để bạn ra quyết định mà không phải hỏi lại. Một bộ tối thiểu nên gồm:
- Ảnh kiện nguyên trạng khi vừa về kho, thấy rõ cả sáu mặt nếu là thùng, thấy rõ chỗ móp hoặc rách nếu có.
- Ảnh toàn bộ hàng trải ra theo từng mẫu, xếp theo màu và size, để bạn tự đếm lại được.
- Ảnh cận một món mỗi mẫu ở ánh sáng tự nhiên hoặc đèn trắng, mặt trước, mặt sau, đường may nách và gấu với quần áo; khoá kéo, quai, đáy với túi; mép, góc với đồ cứng.
- Ảnh đặt cạnh thước dây cho các số đo bạn chỉ định (ví dụ dài áo, ngang ngực), vì size Trung Quốc lệch giữa các xưởng.
- Video ngắn quay liền mạch từ lúc mở kiện đến lúc đếm xong một mẫu, không cắt, để làm chứng cứ nếu sau này thiếu.
- Ảnh món lỗi chụp riêng, kèm ảnh nhìn xa để biết lỗi nằm ở đâu trên sản phẩm.
- Ảnh kiện sau khi đóng lại, thấy ký hiệu kiện và băng dính niêm phong của kho, để đối chiếu khi hàng về Việt Nam.
Ghi rõ trong yêu cầu là ảnh không được chỉnh màu hay dùng bộ lọc. Màu là lỗi bị khiếu nại nhiều nhất ở hàng thời trang, và một tấm ảnh qua bộ lọc làm việc kiểm mất ý nghĩa.
Kiểm bao nhiêu món là đủ: tỷ lệ theo loại hàng
Không ai mở hết một lô vài trăm món chỉ để kiểm qua ảnh. Câu hỏi đúng là mở bao nhiêu để nếu lỗi phổ biến thì gần như chắc chắn gặp. Bảng dưới là ví dụ giả định cho người bán nhỏ, không phải tiêu chuẩn lấy mẫu chính thức.
| Tình huống | Cách mở (ví dụ giả định) | Lý do |
|---|---|---|
| Lô 50 áo, 5 màu, 4 size | Đếm đủ 50; mở soi kỹ 1 áo mỗi màu và thêm 1 áo size lớn nhất | Lỗi màu thường theo cả cây vải; size lớn hay bị cắt thiếu |
| Lô 200 ốp điện thoại, 10 mẫu | Đếm theo mẫu; soi 2 món mỗi mẫu, ướm thử 1 món lên khuôn nếu kho có | Lỗi khuôn lặp lại trên cả mẫu nên vài món là đủ thấy |
| Lô 30 đồ gốm, ấm chén | Mở và chụp từng món | Vỡ, nứt chân chim xảy ra từng món, không theo mẫu |
| Lô 500 kẹp tóc đóng túi 10 | Đếm số túi; mở 3–5 túi ngẫu nhiên đếm lại | Thiếu lẻ trong túi là lỗi hay gặp với hàng nhỏ |
Nguyên tắc rút ra: lỗi gắn với mẫu (khuôn, cây vải, rập cắt) thì mở ít mỗi mẫu là đủ; lỗi xảy ra ngẫu nhiên từng món (vỡ, bẩn) thì phải mở nhiều hoặc mở hết. Nếu ảnh ở lượt mở đầu đã thấy lỗi, yêu cầu mở thêm trước khi quyết định chứ đừng suy cả lô từ một món.
Viết tiêu chí kiểm để người ở kho làm đúng ý bạn
Người ở kho kiểm hàng của hàng chục khách mỗi ngày, không biết bạn bán cho ai và khách của bạn khó tính chỗ nào. Một tờ tiêu chí ngắn, gửi kèm đơn, quyết định chất lượng của cả bước kiểm:
- Ghi mã đơn, tên mẫu theo đúng tên trên trang shop, kèm ảnh mẫu bạn đã chọn để người kiểm so màu.
- Liệt kê số lượng từng màu, từng size dưới dạng bảng nhỏ, không viết thành câu dài.
- Nêu tối đa năm điểm phải soi, xếp theo thứ tự quan trọng: ví dụ màu so với ảnh mẫu, đường may vai, khoá kéo kéo trơn, không vết bẩn, đủ dây đeo.
- Ghi số đo bạn muốn đo và sai số chấp nhận được, ví dụ giả định "dài áo lệch quá 2 cm so với bảng size của shop thì báo".
- Nói rõ việc phải làm khi gặp lỗi: dừng và hỏi, tự loại ra một bên, hay ghi nhận rồi cho đi tiếp.
- Viết tiêu chí bằng câu ngắn, tránh tiếng lóng bán hàng; nếu bên trung gian có người dịch, câu ngắn ít bị dịch sai.
Giữ tờ tiêu chí làm mẫu và chỉnh dần qua các lô. Sau vài lần, bạn sẽ có một bảng tiêu chí riêng cho từng ngành hàng mình bán, đó là tài sản thật của người đánh hàng lâu năm.
Khi ảnh kiểm cho thấy lỗi: giữ, đổi hay cho đi tiếp
Ảnh kiểm báo lỗi là lúc phải quyết định nhanh, vì hàng nằm kho càng lâu càng dễ phát sinh phí lưu kho và lỡ thời điểm bán. Có ba hướng chính. Hướng thứ nhất là trả hoặc đổi với shop qua bên trung gian: hợp khi lỗi rõ, nhiều món, shop có chính sách đổi trả trong nội địa và còn trong thời hạn. Bạn chịu phí gửi lại nội địa Trung Quốc tuỳ thoả thuận, và mất thêm thời gian chờ.
Hướng thứ hai là giữ hàng và xin shop bù, bằng tiền hoặc bằng hàng ở lần sau. Cách này hợp khi lỗi nhẹ, bán xả được, và bạn còn muốn lấy tiếp của shop. Hướng thứ ba là loại món lỗi lại kho rồi cho phần đạt đi tiếp, để không trả cước cho hàng không bán được; món lỗi xử lý sau.
Dù chọn hướng nào, nên để lại dấu vết bằng chữ: tin nhắn với bên trung gian ghi rõ món nào lỗi, quyết định gì, ai chịu phí. Ảnh kiểm cùng tin nhắn đó là bộ chứng cứ nếu sau này hàng về Việt Nam mà số lượng hay tình trạng không khớp với những gì đã được báo.
Giới hạn của kiểm qua ảnh và cách bù
Ảnh điện thoại làm lệch màu, nhất là các màu be, xám, xanh rêu, đỏ đô. Đèn kho thường là đèn huỳnh quang trắng xanh, làm màu ấm trông nhạt đi. Cách bù là yêu cầu đặt món hàng cạnh một vật màu trung tính quen thuộc, như tờ giấy trắng, để bạn tự hiệu chỉnh mắt, và luôn so với ảnh người mua thật trên trang shop chứ không chỉ ảnh quảng cáo.
Ảnh cũng không cho biết cảm giác tay: vải dày hay mỏng, nhựa giòn hay dẻo, da cứng hay mềm. Với hàng mà cảm giác tay quyết định việc bán được hay không, cách bù hiệu quả nhất là gửi mẫu về trước một hai món bằng đường nhanh, kiểm bằng tay ở Việt Nam, rồi mới chốt lô. Tiền gửi mẫu thường nhỏ hơn nhiều so với rủi ro cả lô không bán được.
Một giới hạn nữa là con người. Người kiểm ở kho làm theo khối lượng, có ngày hàng trăm kiện, và họ không có cùng tiêu chuẩn với khách của bạn. Một vết chỉ thừa với họ là bình thường, với khách khó tính của bạn là lý do trả hàng. Vì vậy tiêu chí phải viết ra cụ thể, kèm ảnh minh hoạ thế nào là đạt và thế nào là lỗi, thay vì hy vọng người kiểm "hiểu ý".
Cuối cùng, ảnh kiểm chỉ đại diện cho những món được mở. Nếu bạn yêu cầu mở hai món mỗi mẫu, hai món đó đạt không có nghĩa cả trăm món đạt. Khi nhận hàng ở Việt Nam, bạn vẫn cần kiểm lại theo cùng tiêu chí, ghi nhận tỷ lệ lỗi thật, và dùng con số đó để quyết định có tăng mức kiểm ở lô sau hay không.
Câu hỏi thường gặp
Có nên kiểm hàng tại kho Trung Quốc với mọi đơn không?
Không nhất thiết. Hàng đóng hộp kín từ shop đã đặt nhiều lần, ít mẫu, có thể chỉ cần kiểm kiện. Đơn đầu tiên với shop mới, hàng nhiều màu nhiều size hoặc hàng dễ vỡ thì nên kiểm đếm hoặc kiểm theo tiêu chí, vì sửa lỗi lúc hàng còn ở Trung Quốc dễ hơn nhiều so với khi đã về Việt Nam.
Kho Trung Quốc kiểm rồi mà hàng về vẫn thiếu thì ai chịu?
Tuỳ điều khoản của bên trung gian và tuỳ chứng cứ. Nếu ảnh kiểm và video đếm cho thấy đủ, còn kiện về Việt Nam có dấu hiệu bị mở hay hụt cân, phần thiếu thường được xét ở khâu vận chuyển. Vì vậy cần giữ ảnh kiện sau khi đóng lại và quay video lúc mở kiện ở Việt Nam để so.
Có thể yêu cầu kho đo kích thước từng món không?
Có thể yêu cầu, nhưng đo từng món tốn thời gian và thường tính phí cao hơn. Cách hợp lý là chỉ định hai ba số đo quan trọng nhất và đo trên một món mỗi size. Nếu kết quả lệch so với bảng size của shop, khi đó mới yêu cầu đo thêm để biết lệch đều hay lệch ngẫu nhiên.
Ảnh kiểm hàng có dùng để đăng bán được không?
Không nên. Ảnh kiểm chụp dưới đèn kho, nền lộn xộn, mục đích là phát hiện lỗi chứ không phải tôn sản phẩm. Thêm nữa, ảnh của shop Trung Quốc và ảnh kiểm có thể dính quyền của người chụp. Tốt nhất bạn tự chụp hàng khi đã về tay, đúng màu thật mà khách sẽ nhận.
Kiểm qua video gọi trực tiếp có tốt hơn ảnh không?
Gọi video giúp bạn tự chỉ định góc nhìn và hỏi ngay tại chỗ, rất có ích với đơn lớn hoặc hàng khó mô tả. Nhược điểm là tốn thời gian của người ở kho, phải hẹn giờ, và hình ảnh qua mạng thường kém hơn ảnh chụp. Nhiều người kết hợp: ảnh và video quay sẵn cho phần đếm, gọi video ngắn cho vài điểm khó.
Shop nói hàng đúng như ảnh, kho nói lỗi, nên tin bên nào?
Tin vào chứng cứ chứ không tin vào lời. Yêu cầu kho chụp món lỗi cạnh ảnh mẫu trên trang shop, ở ánh sáng tốt, kèm ảnh nhìn xa. Gửi bộ ảnh đó cho shop qua bên trung gian. Nếu lỗi rõ, phần lớn shop sẽ đổi hoặc bù; nếu chỉ là lệch màu nhẹ do ánh sáng, bạn cũng tự thấy được.