Tính lãi lỗ lô hàng Trung Quốc đầu tiên là đặt bảng dự tính lúc đặt hàng cạnh bảng chi phí và doanh thu thực tế sau khi bán, dòng nào chênh thì tìm nguyên nhân. Lãi thật của lô đầu thường thấp hơn dự tính, vì những khoản nhỏ không ai tính trước: chênh quy đổi, ship nội địa tách kiện, cân quy đổi theo thể tích, hàng lỗi, hàng phải giảm giá, đơn hoàn, hàng còn tồn.
Mục đích không phải là tự trách mình vì lô đầu lãi ít hay lỗ, mà là biến nó thành số liệu cho lô sau. Bài này đi qua một ví dụ giả định đầy đủ với 100 chiếc áo, chỉ cách lập hai bảng, cách tính lãi tiền mặt và lãi khi đã định giá hàng tồn, và cách đọc từng khoản chênh để sửa ở lần đặt tiếp theo. Mọi con số trong bài là ví dụ giả định, không phản ánh giá hàng, cước hay phí thật.
Chuẩn bị số liệu: những gì cần có trước khi ngồi tính
Đối chiếu chỉ chính xác khi số liệu đầy đủ. Gom những thứ sau về một chỗ:
- Bảng dự tính bạn đã lập khi đặt hàng, kể cả khi chỉ là vài dòng ghi chú trên điện thoại.
- Tất cả hoá đơn, tin nhắn báo phí của bên trung gian: tiền hàng quy đổi, ship nội địa Trung Quốc, phí dịch vụ, phí kiểm đếm, đóng gói, cước về Việt Nam, phí lưu kho nếu có.
- Số lượng thực nhận, số món lỗi, số món thiếu và kết quả khiếu nại.
- Danh sách đơn bán: giá bán thực của từng đơn sau giảm giá, mã giảm, phí sàn, phí thanh toán, ship do bạn chịu.
- Danh sách đơn hoàn, đổi: chi phí ship hai chiều, món hàng quay về còn bán được hay không.
- Chi phí bán khác: quảng cáo, bao bì, thẻ treo, công chụp ảnh nếu thuê.
- Số hàng còn tồn tới ngày tính, phân theo tình trạng.
Nếu thiếu số ở khoản nào, ghi "ước" bên cạnh để biết độ tin cậy của kết quả. Lô đầu thường có vài khoản phải ước; từ lô thứ hai trở đi, bạn sẽ chủ động ghi ngay từ đầu.
Bảng chi phí: dự tính và thực tế
Ví dụ giả định: lô 100 áo thun, đặt từ một shop trên sàn qua bên trung gian. Đơn vị: nghìn đồng.
| Khoản | Dự tính | Thực tế | Chênh | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| Tiền hàng quy đổi | 8.000 | 8.240 | +240 | Tỷ giá quy đổi lúc thanh toán khác lúc tính |
| Ship nội địa Trung Quốc | 300 | 450 | +150 | Shop tách thành 3 kiện gửi riêng |
| Phí dịch vụ trung gian | 400 | 412 | +12 | Tính theo tiền hàng nên tăng theo |
| Cước về Việt Nam | 1.000 | 1.380 | +380 | Tính theo thể tích quy đổi, cao hơn cân thực |
| Kiểm đếm, đóng gói | 100 | 100 | 0 | |
| Lưu kho | 0 | 60 | +60 | Hàng chờ gom đủ kiện |
| Tổng giá vốn lô | 9.800 | 10.642 | +842 | Tăng khoảng 8,6% |
Chênh 842 nghìn trên một lô gần 10 triệu nghe không lớn. Nhưng còn một khoản ẩn: 7 áo lỗi không bán được giá đủ. Giá vốn mỗi áo dự tính là 98 nghìn (9.800 chia 100); giá vốn thực tế trên mỗi áo đạt là khoảng 114 nghìn (10.642 chia 93). Giá vốn mỗi món bán được tăng gần 17%, cao gấp đôi mức tăng của tổng chi phí.
Doanh thu: con số trên sàn và tiền thật về túi
Doanh thu dự tính thường lấy số lượng nhân giá niêm yết. Doanh thu thật phải trừ giảm giá, đơn hoàn và chi phí bán. Tiếp ví dụ giả định, tính tới thời điểm sau 6 tuần bán:
| Khoản | Dự tính | Thực tế |
|---|---|---|
| Số áo bán được | 100 áo giá đủ | 40 áo giá đủ, 30 áo giá giảm |
| Doanh thu | 100 × 180 = 18.000 | 40 × 180 + 30 × 150 = 11.700 |
| Chi phí bán (phí sàn, quảng cáo, bao bì, ship hoàn) | 2.000 | 2.300 |
| Doanh thu thuần | 16.000 | 9.400 |
| Hàng còn tồn | 0 | 23 áo đạt, 7 áo lỗi |
Ba mươi áo phải giảm giá vì hai lý do ghi nhận được: size L và XL của shop nhỏ hơn bảng size, khách trả nhiều; và hai màu trong năm màu bán chậm. Đây chính là loại thông tin mà bảng đối chiếu sinh ra để tìm.
Ba cách nhìn lãi lỗ, mỗi cách trả lời một câu hỏi
Từ hai bảng trên, tính ba con số. Mỗi con số trả lời một câu hỏi khác nhau, đừng chỉ nhìn một:
- Lãi tiền mặt tới hôm nay = doanh thu thuần − tổng giá vốn lô = 9.400 − 10.642 = −1.242 nghìn. Câu hỏi nó trả lời: vốn bỏ ra đã quay về chưa. Ở đây chưa, bạn vẫn đang âm tiền mặt.
- Lãi khi định giá hàng tồn thận trọng: 23 áo đạt tính theo giá xả 100 nghìn được 2.300; 7 áo lỗi tính 30 nghìn được 210. Lãi ước = −1.242 + 2.510 = 1.268 nghìn. Câu hỏi: nếu xả hết, lô này có lời không. Có, nhưng ít.
- So với dự tính: dự tính lãi 16.000 − 9.800 = 6.200 nghìn; ước thực tế 1.268. Chênh gần 5 triệu. Câu hỏi: kế hoạch sai ở đâu.
- Ghi thêm thời gian vốn nằm: từ lúc thanh toán tới lúc dự kiến xả hết, ví dụ 10 tuần. Cùng một khoản lãi, quay vốn trong 4 tuần và 10 tuần là hai kết quả rất khác cho tiệm nhỏ.
Định giá hàng tồn là chỗ dễ tự lừa mình nhất. Tính tồn theo giá bán đủ thì lô nào trông cũng lãi. Hãy tính theo giá bạn thật sự tin là bán hết được trong một khoảng thời gian cụ thể.
Đọc chênh lệch: nguyên nhân và cách sửa ở lô sau
Mỗi dòng chênh trong bảng là một bài học có thể đo được. Gom lại thành bảng hành động:
| Chênh lệch | Nguyên nhân | Sửa ở lô sau |
|---|---|---|
| Tiền hàng quy đổi tăng | Tính dự toán theo tỷ giá tham khảo, thanh toán theo tỷ giá của bên trung gian | Hỏi cách quy đổi trước, cộng biên dự phòng khi dự tính |
| Ship nội địa tăng | Shop gửi tách kiện vì hàng ở nhiều kho | Hỏi shop trước hàng có gửi chung một kiện được không |
| Cước về tăng | Áo đóng túi phồng, tính theo thể tích | Yêu cầu ép gọn, bỏ hộp thừa; tính thử cả cân và thể tích khi dự tính |
| 7 áo lỗi | Không kiểm đếm tại kho, chỉ kiểm kiện | Lô đầu với shop mới thì kiểm đếm, soi theo tiêu chí |
| 30 áo giảm giá | Size nhỏ hơn bảng; hai màu không hợp khách | Gửi mẫu về trước; đặt lệch về màu bán chạy, size theo số đo thật |
| Vốn nằm 10 tuần | Đặt một lô cho cả mùa | Chia đặt hai đợt nhỏ, đợt sau theo số bán thật |
Bảng này quý hơn con số lãi. Một người bán làm đủ ba bốn lô với bảng đối chiếu thường dự tính sát hơn hẳn, và biết khoản nào trong chi phí của mình hay vượt.
Lập lại bảng dự tính cho lô thứ hai
Bảng dự tính của lô sau không nên là bản chép lại của lô đầu. Nó cần mang theo những gì bạn vừa học. Thứ nhất, mỗi khoản chi phí nên có thêm một biên dự phòng dựa trên mức vượt thật của lô trước. Trong ví dụ giả định, tổng chi phí vượt khoảng 8,6%, riêng cước về vượt gần 40%; lô sau có thể cộng sẵn biên lớn hơn cho cước và biên nhỏ hơn cho phí dịch vụ.
Thứ hai, doanh thu dự tính phải tách thành ba phần thay vì một: phần bán giá đủ, phần bán giảm giá, phần xả. Lô đầu cho bạn tỷ lệ thật: ở ví dụ, 40 áo giá đủ, 30 áo giảm, 30 áo tồn hoặc xả. Lô sau dù đã sửa size và màu, vẫn nên dự tính một phần giảm giá và một phần xả, chỉ là nhỏ hơn. Doanh thu dự tính theo kiểu "bán hết giá đủ" là nguồn gốc của hầu hết các khoản lãi ảo.
Thứ ba, ghi rõ giả định bên cạnh mỗi con số: quy đổi theo cách nào, cước tính theo cân hay theo thể tích, tỷ lệ lỗi bao nhiêu. Khi lô sau lại chênh, bạn biết ngay giả định nào sai, thay vì nhìn một con số tổng mà không biết bắt đầu sửa từ đâu.
Khi nào lô đầu lỗ là bình thường, khi nào là tín hiệu dừng
Lô đầu của một mặt hàng mới lỗ nhẹ hoặc hoà vốn không hiếm, vì nó mang theo chi phí học: mẫu chưa chuẩn, size chưa quen, khách chưa biết tới. Câu hỏi quan trọng là sau khi sửa những nguyên nhân đã thấy trong bảng chênh lệch, lô thứ hai có triển vọng tốt hơn không. Nếu phần lớn chênh lệch đến từ lỗi có thể sửa (không kiểm hàng, đặt sai size, tách kiện), lô sau có cơ sở để khá hơn.
Tín hiệu đáng lo là khi chênh lệch đến từ những thứ khó sửa: giá bán thị trường thấp hơn giá vốn có chứng từ của bạn, khách không mua dù hàng đúng mô tả, đối thủ bán cùng mẫu với giá bạn không theo được. Khi đó, lặp lại lô thứ hai chỉ là lặp lại khoản lỗ. Dừng mặt hàng đó sớm là quyết định tốt, không phải thất bại.
Một cách kiểm nhanh: lấy giá vốn thực tế mỗi món bán được (không phải giá vốn dự tính) cộng chi phí bán mỗi món, so với giá bán trung bình thật. Nếu khoảng chênh còn lại quá mỏng để chịu thêm một lần hàng lỗi hay một đợt giảm giá, mặt hàng đó chưa đủ an toàn để đặt lớn hơn.
Giữ sổ lô hàng từ lô thứ hai
Lô đầu thường phải gom số liệu ngược lại từ tin nhắn và hoá đơn rải rác. Từ lô thứ hai, lập sổ ngay lúc đặt: một trang mỗi lô, gồm bảng dự tính, mỗi khi có phí mới thì ghi ngay vào cột thực tế, mỗi tuần cập nhật số đã bán và giá bán trung bình. Sổ có thể là một bảng tính đơn giản trên điện thoại.
Thêm một cột quan trọng mà người mới hay quên: mã lô cho từng món hàng. Khi khách trả hàng hay báo lỗi, bạn biết món đó thuộc lô nào, shop nào, để đối chiếu và để khiếu nại nếu cần. Khi tính lãi, bạn không bị trộn hàng của lô mới với hàng tồn của lô cũ.
Sau vài lô, sổ cho bạn những con số mà không bài viết nào cung cấp được: tỷ lệ lỗi thật của từng shop, mức vượt chi phí trung bình của mình, số tuần trung bình để bán hết một lô. Đó là những con số dùng để đặt lô sau sát hơn, và cũng là căn cứ khi bạn cần vay thêm vốn hay rủ người góp vốn.
Câu hỏi thường gặp
Nên tính lãi lỗ khi bán hết hay tính sớm hơn?
Nên tính hai lần. Lần đầu khoảng 4 đến 6 tuần sau khi hàng về, để biết sớm mẫu nào bán chậm và điều chỉnh giá hoặc cách bán. Lần cuối khi đã bán hết hoặc xả xong, để có con số chốt cho lô. Chờ bán hết mới tính thì thường quá muộn để sửa sai trong chính lô đó.
Có nên phân bổ chi phí quảng cáo vào từng lô không?
Nên, nếu quảng cáo chủ yếu để bán hàng của lô đó. Nếu quảng cáo chung cho cả gian hàng, phân bổ theo tỷ lệ doanh thu của lô là cách đơn giản. Bỏ quảng cáo ra khỏi phép tính làm lô nào trông cũng lãi hơn thực tế, và bạn không thấy được mặt hàng nào thật sự đáng chạy quảng cáo.
Hàng lỗi được shop bù tiền thì ghi thế nào?
Ghi khoản bù như một dòng giảm trừ giá vốn của lô, vào đúng ngày nhận tiền. Món lỗi nếu vẫn xả được thì ghi doanh thu xả riêng. Cách ghi này cho thấy rõ lô thật sự tốn bao nhiêu sau khiếu nại, và bạn biết khiếu nại có đáng công hay không qua nhiều lô.
Thời gian công của chính mình có cần tính vào chi phí không?
Lúc mới bắt đầu nhiều người không tính, nhưng nên ghi lại số giờ bỏ ra cho mỗi lô: tìm hàng, đặt, nhận, chụp ảnh, trả lời khách, đóng gói. Khi so hai mặt hàng có lãi ngang nhau, mặt hàng tốn ít giờ hơn là lựa chọn tốt hơn. Con số này cũng giúp bạn quyết định lúc nào cần thuê người.
Lô đầu lỗ có nên bỏ hẳn việc đánh hàng Trung Quốc không?
Chưa nên kết luận chỉ từ một lô. Hãy xem bảng chênh lệch: nếu nguyên nhân chính là lỗi có thể sửa như không kiểm hàng, đặt sai size, đóng gói làm cước tăng, thì lô sau có cơ sở tốt hơn. Nếu nguyên nhân là giá thị trường không đủ bù giá vốn, nên đổi mặt hàng thay vì bỏ hẳn.
Có cần tách tiền của tiệm với tiền cá nhân không?
Rất nên. Dùng một tài khoản riêng cho tiền hàng và tiền bán giúp bạn tính lãi lỗ chính xác hơn nhiều, tránh tình trạng tiêu nhầm tiền vốn mà tưởng là lãi. Việc tách tiền cũng giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho nghĩa vụ thuế và khi cần chứng minh dòng tiền kinh doanh.