Có, nhưng chỉ khi hàng đi theo con đường nhập khẩu có khai báo và bên trung gian là chủ thể có thể xuất hoá đơn hợp lệ. Phần lớn dịch vụ order cho shop nhỏ chỉ đưa cho người thuê biên nhận thu tiền hoặc hoá đơn cho phí dịch vụ, tức là chứng minh bạn đã trả tiền thuê họ, chưa chứng minh được nguồn gốc lô hàng. Muốn có chứng từ nguồn gốc, bạn phải hỏi rõ hàng được nhập theo hình thức nào và giấy tờ gì sẽ tới tay mình.
Bài này giải thích các loại giấy tờ hay gặp quanh một đơn order, giấy nào chứng minh được gì, vì sao gói "trọn gói bao hết" không kèm giải thích là rủi ro cho người sở hữu hàng, và các câu nên hỏi trước khi chọn bên trung gian. Nội dung ở mức nguyên lý; quy định cụ thể về chứng từ hàng nhập khẩu thay đổi theo thời gian, nên kiểm văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan hải quan, cơ quan thuế khi cần áp dụng.
Các loại giấy tờ quanh một đơn order và giá trị của chúng
Tên gọi có thể khác nhau; điều quan trọng là mỗi loại chứng minh được điều gì.
| Giấy tờ | Ai cấp | Chứng minh được | Không chứng minh được |
|---|---|---|---|
| Ảnh chụp đơn trên sàn Trung Quốc | Hệ thống sàn | Đã có giao dịch mua với một shop | Hàng đã được nhập vào Việt Nam hợp pháp |
| Biên nhận thu tiền của bên order | Bên order | Bạn đã trả tiền cho bên order | Nguồn gốc hàng, hình thức nhập khẩu |
| Hoá đơn cho phí dịch vụ | Bên order nếu có đăng ký phù hợp | Bạn đã mua dịch vụ vận chuyển, mua hộ | Hàng hoá trong kiện có nguồn gốc hợp pháp |
| Tờ khai hải quan và chứng từ nhập khẩu | Doanh nghiệp đứng tên nhập khẩu | Lô hàng đã làm thủ tục nhập khẩu | Không tự động thuộc về bạn nếu bạn không phải bên nhập |
| Hoá đơn bán hàng hoá của bên nhập khẩu | Doanh nghiệp đã nhập khẩu lô hàng | Bạn mua hàng từ một bên có nhập khẩu hợp lệ | Chất lượng hàng, việc hàng đạt quy chuẩn |
Dòng cuối là thứ thường được hiểu là "có hoá đơn" khi người bán nhỏ nói chuyện với nhau: bạn mua lại hàng từ một doanh nghiệp đã nhập khẩu, và doanh nghiệp đó xuất hoá đơn bán hàng hoá cho bạn. Lúc đó, chuỗi nguồn gốc nối được từ cửa khẩu tới kệ hàng của bạn.
Vì sao biên nhận phí dịch vụ không đủ
Khi hàng bày bán bị kiểm tra, câu hỏi đặt ra là hàng này từ đâu tới và có được đưa vào lưu thông hợp pháp không. Một biên nhận ghi "phí order đơn số…" chỉ trả lời được câu "bạn đã trả tiền cho ai". Nó không trả lời được hàng đã qua biên giới theo cách nào, có ai khai báo, có ai nộp các khoản phải nộp theo quy định hay chưa.
Nhiều người bán nhỏ nghĩ chuyện chứng từ chỉ dành cho doanh nghiệp lớn. Thực tế, nguyên tắc về nguồn gốc hàng hoá khi kinh doanh áp dụng cho cả hộ kinh doanh và người bán online. Mức độ kiểm tra khác nhau theo thời điểm, địa bàn và mặt hàng, nhưng rủi ro thì nằm sẵn ở đó. Với hàng phải công bố hoặc hợp quy như mỹ phẩm, đồ chơi trẻ em, đồ điện, câu hỏi về giấy tờ còn chặt hơn.
Điều này không có nghĩa mọi đơn order nhỏ đều là bất hợp pháp. Nó có nghĩa là bạn cần biết đơn của mình thuộc loại nào, và hiểu rằng khi giấy tờ không đủ, người đang giữ hàng để bán là người đứng ra chịu hậu quả, không phải bên đã chở hàng về.
Gói "trọn gói", "bao" và những gì người thuê cần hiểu
Tên gọi không nói lên cách hàng đi. Cụm từ "trọn gói" hay "bao" có thể chỉ đơn giản là gộp phí; cũng có thể là cách nói tránh cho việc hàng đi qua biên giới mà không có khai báo đầy đủ. Bạn chỉ biết được khi hỏi thẳng và nhận câu trả lời rõ ràng.
Rủi ro thuộc về người sở hữu hàng. Nếu lô hàng bị giữ khi chưa giao, người thuê có thể mất cả tiền lẫn hàng mà khó đòi lại vì thoả thuận ban đầu không rõ ràng. Nếu hàng đã bày bán rồi bị kiểm tra, người phải giải trình là chủ tiệm.
Không có cách "an toàn" để lách. Chia nhỏ lô hàng, khai giá thấp, khai sai loại hàng để tránh nghĩa vụ không làm giảm rủi ro mà còn làm nặng thêm khi bị phát hiện. Bài này không hướng dẫn những cách đó, và người bán nhỏ nên tránh mọi lời mời chào theo hướng này.
Câu hỏi nên đặt thẳng. Hàng của mình được nhập theo hình thức nào? Ai đứng tên nhập khẩu? Mình nhận được giấy tờ gì để chứng minh nguồn gốc khi bán? Nếu câu trả lời là "không cần lo" hoặc "ai cũng làm vậy", bạn đã có thông tin cần thiết.
Các con đường có chứng từ cho người bán nhỏ
Con đường thứ nhất là mua lại từ doanh nghiệp nhập khẩu: bạn không tự nhập, mà mua hàng hoá từ một doanh nghiệp đã nhập khẩu chính ngạch và nhận hoá đơn bán hàng hoá. Một số dịch vụ order có cung cấp mô hình này cho khách có nhu cầu, thường với chi phí cao hơn vì bao gồm các khoản phải nộp theo quy định và chi phí làm thủ tục.
Con đường thứ hai là nhập khẩu uỷ thác: một doanh nghiệp có kinh nghiệm làm thủ tục đứng ra nhập khẩu thay bạn theo hợp đồng uỷ thác. Cách này hợp với lô lớn hơn và thường đòi hỏi bạn có tư cách pháp lý phù hợp. Chi tiết về quy trình nhập khẩu chính ngạch và uỷ thác nằm ngoài phạm vi bài này; các trang chuyên về nhập khẩu và hải quan có hướng dẫn riêng.
Con đường thứ ba, khi tiệm đã lớn, là tự đứng tên nhập khẩu. Lúc đó bạn làm việc với đại lý làm thủ tục hải quan, đơn vị vận chuyển quốc tế, và chịu trách nhiệm trực tiếp về khai báo. Đây không còn là chuyện order lẻ nữa mà là một bước chuyển của mô hình kinh doanh.
Không có con đường nào đúng cho mọi shop. Nhiều tiệm đi song song: nhóm hàng rủi ro thấp vẫn lấy theo cách cũ trong lúc tìm hiểu, nhóm hàng có yêu cầu chặt hoặc bán qua kênh đòi giấy tờ thì chuyển sang mua lại từ doanh nghiệp nhập khẩu. Điều quan trọng là quyết định có chủ ý, dựa trên hiểu biết về rủi ro, thay vì để mặc định.
Khi trao đổi với bên trung gian về các con đường này, hãy xin báo giá bằng văn bản cho từng con đường trên cùng một giỏ hàng, kèm danh sách giấy tờ bạn sẽ nhận. Hai tờ báo giá đặt cạnh nhau cho thấy rõ chi phí của sự yên tâm là bao nhiêu với mặt hàng của bạn.
Hàng phải công bố, hợp quy: giấy tờ không dừng ở hoá đơn
Với một số nhóm hàng, có hoá đơn mua hàng từ bên nhập khẩu vẫn chưa đủ để bán. Mỹ phẩm phải được công bố theo quy định trước khi lưu thông; đồ chơi trẻ em, nhiều loại đồ điện và một số nhóm hàng khác phải chứng nhận hoặc công bố hợp quy theo quy chuẩn kỹ thuật tương ứng; hàng hoá nhập khẩu nói chung cần có nhãn phụ tiếng Việt với những nội dung bắt buộc. Những nghĩa vụ này gắn với sản phẩm, không gắn với cách bạn mua.
Điều đó có nghĩa là, với các nhóm hàng này, một dịch vụ order thông thường gần như không thể đưa cho bạn đủ giấy tờ để bán hợp pháp, trừ khi bên nhập khẩu đã làm các thủ tục đó cho chính sản phẩm bạn mua. Người bán nhỏ đặt mỹ phẩm hay đồ chơi trẻ em qua order rồi bán lại là đang chịu rủi ro lớn hơn hẳn so với quần áo, túi ví.
Danh mục hàng phải kiểm tra, công bố, hợp quy được cập nhật theo thời gian. Trước khi nhập một nhóm hàng mới, hãy tra danh mục hiện hành hoặc hỏi cơ quan quản lý chuyên ngành, và hỏi bên trung gian xem họ có làm được phần thủ tục này hay không. Nếu câu trả lời không rõ, đó là nhóm hàng bạn nên để dành cho lúc đã có con đường nhập khẩu bài bản.
Tự đánh giá đơn order của mình đang ở đâu
Năm câu dưới đây giúp bạn biết mình đang có gì trong tay và còn thiếu gì. Không cần trả lời "có" cho mọi câu ngay lập tức; điều quan trọng là biết rõ.
- Mặt hàng mình nhập có thuộc nhóm phải công bố, hợp quy, kiểm tra chuyên ngành hoặc hạn chế không? Nếu chưa biết, tra danh mục hiện hành hoặc hỏi cơ quan quản lý trước khi nhập.
- Bên order đã nói rõ hàng đi theo hình thức nào chưa, và mình có tin nhắn ghi lại câu trả lời đó không?
- Khi hàng về, mình nhận được những giấy tờ gì, và mỗi giấy chứng minh được điều gì theo bảng ở trên?
- Nếu tiệm bị kiểm tra ngày mai, mình xuất trình được gì cho từng nhóm hàng trên kệ?
- Với quy mô hiện tại và dự kiến trong một năm tới, mình có nên chuyển một phần hàng sang con đường có chứng từ không?
Trả lời xong năm câu, bạn sẽ thấy bức tranh rõ hơn. Có thể phần lớn hàng của bạn đang ổn với quy mô hiện tại, chỉ có một nhóm hàng cần đổi cách lấy. Có thể ngược lại. Điều đáng sợ nhất là không biết.
Giữ giấy tờ thế nào cho có ích
Dù hàng đi theo con đường nào, việc giữ giấy tờ theo lô luôn có lợi. Mỗi lô một thư mục: phiếu đặt hàng, ảnh đơn trên sàn, biên nhận hoặc hoá đơn của bên order, hoá đơn bán hàng hoá nếu có, ảnh kiện lúc nhận. Ghi mã lô lên kiện hàng hoặc lên khu kệ chứa hàng của lô đó, để khi cần chứng minh một món trên kệ đến từ đâu, bạn lần ra được ngay.
Khi bán online, giữ thêm thông tin mô tả sản phẩm bạn đăng và nguồn gốc bạn ghi cho khách. Nói thật về nguồn gốc với khách là một phần trách nhiệm của người bán, và cũng giúp bạn tránh rắc rối khi khách khiếu nại.
Thời gian lưu giữ giấy tờ phụ thuộc quy định về kế toán, thuế áp dụng cho hình thức kinh doanh của bạn. Hãy hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc người làm kế toán cho tiệm để biết cần giữ loại nào, giữ bao lâu.
Câu hỏi thường gặp
Hàng order có hoá đơn đỏ không?
Có thể có nếu bạn mua hàng hoá từ một doanh nghiệp đã nhập khẩu lô hàng và doanh nghiệp đó xuất hoá đơn bán hàng hoá cho bạn. Hoá đơn cho phí dịch vụ order là loại khác, chỉ chứng minh bạn đã mua dịch vụ. Hỏi rõ bên order đang cung cấp loại nào.
Bán hàng order trên mạng có bị kiểm tra nguồn gốc không?
Có thể. Nguyên tắc về nguồn gốc hàng hoá áp dụng cho cả bán trực tuyến. Mức độ kiểm tra thay đổi theo thời điểm và nền tảng, nhưng người bán nên chủ động giữ giấy tờ chứng minh nguồn gốc cho hàng đang bán.
Order hàng có chứng từ thì chi phí cao hơn bao nhiêu?
Không có con số chung. Chi phí phụ thuộc mặt hàng, các khoản phải nộp theo quy định cho mặt hàng đó, chi phí làm thủ tục và cách bên trung gian tính phí. Hãy xin báo giá cho cùng một giỏ hàng theo cả hai con đường để so.
Đơn nhỏ vài món dùng cá nhân có cần lo chứng từ không?
Hàng mua để dùng cá nhân và hàng mua để kinh doanh được đối xử khác nhau. Bài này nói về hàng để bán. Với hàng dùng cá nhân, hãy kiểm quy định hiện hành về hàng gửi qua đường chuyển phát và hành lý.
Bên order hứa sẽ "lo hết" nếu bị kiểm tra thì có tin được không?
Một lời hứa như vậy không thay được giấy tờ. Khi tiệm bị kiểm tra, cơ quan chức năng làm việc với người đang giữ hàng, không làm việc với lời hứa của bên thứ ba. Cần giấy tờ thật, không cần lời cam đoan.