Đặt hàng trên các trang thương mại điện tử Trung Quốc để kinh doanh khác hẳn mua để dùng ở ba chỗ: hàng đi qua nhiều chặng và nhiều bên trước khi tới tay bạn, giá hiện trên trang chỉ là một phần số tiền phải trả, và chứng từ của lô hàng quyết định bạn có bán được yên ổn ở Việt Nam hay không. Người mua để dùng chịu rủi ro một món; người mua để bán chịu rủi ro cả lô, cả tiền vốn và cả uy tín với khách.
Bài này gom những điều nên biết trước khi đặt đơn kinh doanh đầu tiên: các sàn phục vụ ai, hàng đi theo chuỗi nào, giá cuối cùng gồm những gì, chứng từ quan trọng ra sao, và một danh mục kiểm tra ngắn. Chi tiết về từng sàn, cách làm việc với bên trung gian và cách kiểm hàng có ở các bài riêng trên trang.
Các sàn Trung Quốc phục vụ người mua trong nước là chính
Các sàn lớn như 1688, Taobao, Tmall, Pinduoduo được xây cho người mua ở Trung Quốc: địa chỉ giao hàng trong nội địa, thanh toán bằng ví điện tử và ngân hàng nội địa, người bán gửi hàng qua các hãng chuyển phát trong nước. Một số sàn có dịch vụ gom hàng gửi ra nước ngoài cho một số thị trường, nhưng phạm vi, điều kiện và nhóm hàng được gửi thay đổi theo thời gian, thường chỉ phù hợp mua lẻ.
Hệ quả là người bán nhỏ Việt Nam hầu như luôn cần một mắt xích ở phía Trung Quốc: một bên trung gian vừa mua hộ vừa vận chuyển, hoặc một kho gom nhận hàng thay bạn rồi chuyển về. Mắt xích đó quyết định rất nhiều thứ: tỷ giá bạn trả, cách hàng được đóng gói, cách hàng qua biên giới, ai chịu khi có mất mát. Chọn sàn là việc dễ; chọn mắt xích đó mới là việc khó.
Ngoài ra, phần lớn người bán trên các sàn này không quen làm việc với người mua nước ngoài. Họ trả lời bằng tiếng Trung, dùng đơn vị đo và cách gọi size của Trung Quốc, không quan tâm hàng sẽ đi đâu sau khi tới địa chỉ giao. Bạn càng chuẩn bị kỹ câu hỏi bằng chữ, càng ít hiểu nhầm.
Chuỗi một đơn hàng đi từ shop tới tay bạn
Hiểu chuỗi này để biết mỗi rủi ro nằm ở khâu nào và ai chịu trách nhiệm:
- Đặt và thanh toán: bạn hoặc bên trung gian đặt hàng trên sàn, thanh toán cho người bán. Tiền thường được sàn giữ tới khi người mua xác nhận đã nhận hàng.
- Shop gửi hàng tới kho phía Trung Quốc: người bán giao qua hãng chuyển phát nội địa, có mã vận đơn. Rủi ro: gửi thiếu, gửi nhầm mẫu, gửi chậm.
- Kho nhận, kiểm (nếu có yêu cầu), gom: kho đối chiếu mã vận đơn, có thể đếm, chụp ảnh, rồi chờ đủ hàng của đơn để đóng kiện. Rủi ro: nhận nhầm, thất lạc trong kho.
- Vận chuyển qua biên giới: kiện đi theo hình thức mà bên vận chuyển chọn. Đây là khâu quyết định chứng từ của hàng. Rủi ro: chậm, ùn, bị giữ.
- Kho phía Việt Nam và giao tới bạn: kho dỡ, cân lại, tính cước, giao. Rủi ro: hư hỏng do bốc xếp, chênh lệch cân nặng.
- Kiểm hàng và đối soát: bạn mở kiện, đối chiếu, khiếu nại nếu có. Rủi ro lớn nhất ở đây là phát hiện lỗi khi đã quá muộn để đổi trả bên Trung Quốc.
Mỗi khâu có thể do một bên khác nhau làm. Khi có sự cố, câu hỏi đầu tiên là "hàng hỏng hay mất ở khâu nào", và chỉ trả lời được khi có ảnh, mã vận đơn, phiếu cân ở từng khâu.
Giá trên trang chưa phải giá bạn trả
Người mới thường lấy giá trên trang nhân số lượng rồi coi đó là vốn. Số tiền thật phải trả gồm thêm:
- Chênh lệch giữa giá bậc hiển thị và giá ở đúng số lượng bạn mua.
- Phí vận chuyển nội địa Trung Quốc từ mỗi shop tới kho, tính riêng cho từng shop.
- Phí dịch vụ của bên trung gian, có thể theo phần trăm tiền hàng, theo đơn, hoặc gộp vào tỷ giá.
- Tỷ giá quy đổi mà bên thanh toán áp cho bạn, có thể khác tỷ giá tham khảo.
- Phí kiểm đếm, đóng gói gia cố, đóng gỗ, bảo hiểm nếu bạn yêu cầu hoặc nếu hàng bắt buộc phải có.
- Cước về Việt Nam theo cân nặng hoặc thể tích, lấy cái lớn hơn.
- Các khoản thuế, phí nếu hàng đi theo hình thức có khai báo, tuỳ cách bên vận chuyển làm.
- Phần hao hụt do hàng lỗi, thiếu không đòi được.
Cộng đủ mới ra giá về tay. Bài "Cách tính giá về tay hàng Trung Quốc" trong danh mục nhập môn có công thức và ví dụ chi tiết. Nếu giá về tay không để lại khoảng lời đủ so với giá bán bạn tin là khách chấp nhận, đừng đặt.
Chứng từ quyết định mức rủi ro của lô hàng
Khi hàng đã nằm trên kệ hoặc trong kho của bạn ở Việt Nam, câu hỏi pháp lý không còn là "hàng mua ở đâu" mà là "chứng minh nguồn gốc hợp pháp bằng giấy tờ gì". Hàng hoá kinh doanh không có hoá đơn, chứng từ hợp lệ có rủi ro bị tạm giữ, tịch thu và xử phạt khi bị kiểm tra, theo quy định hiện hành. Bán qua sàn thương mại điện tử ở Việt Nam cũng không nằm ngoài phạm vi đó.
Vì vậy trước khi đặt, hỏi rõ bên trung gian hoặc bên vận chuyển: hàng được đưa về theo hình thức nào, ai đứng tên, sau khi giao họ đưa cho bạn những giấy tờ gì. Ghi câu trả lời bằng tin nhắn hoặc văn bản. Những lời mời kiểu "bao thuế", "không cần giấy tờ", "chia nhỏ cho nhanh" có thể làm giá có vẻ thấp hơn, nhưng rủi ro cuối cùng thường đổ lên chính người đặt hàng.
Ngoài chứng từ nguồn gốc, một số nhóm hàng còn cần thủ tục riêng trước khi bán: mỹ phẩm phải công bố, đồ chơi trẻ em và thiết bị điện phải đáp ứng quy chuẩn, hàng tiếp xúc thực phẩm có yêu cầu an toàn, hàng nào cũng cần nhãn phụ tiếng Việt theo quy định ghi nhãn. Người mới nên tránh các nhóm này cho tới khi nắm chắc thủ tục, hoặc hỏi người có chuyên môn. Thuế suất, mức phạt, danh mục cụ thể cần kiểm ở nguồn chính thức vào lúc bạn làm.
Thời gian: một đơn thật sự mất bao lâu
Người mới hay tính thời gian bằng con số mà bên vận chuyển quảng cáo cho chặng qua biên giới, và quên rằng trước đó còn chặng người bán chuẩn bị hàng, chặng giao nội địa tới kho, thời gian kho chờ gom đủ hàng của cả đơn. Một đơn gồm năm người bán thì kiện chỉ đi khi hàng của người chậm nhất đã tới. Với hàng phải làm theo đơn, thời gian sản xuất có khi dài hơn tất cả các chặng còn lại cộng lại.
Vì vậy khi lập kế hoạch, cộng các chặng theo số thực tế của chính bạn từ các lô trước, không theo số quảng cáo. Nếu chưa có số của mình, cộng thêm một khoảng dự phòng rộng, nhất là vào các đợt giảm giá lớn của sàn và trước, sau các kỳ nghỉ lễ Trung Quốc. Danh mục nhập môn có bài riêng về lịch năm của người đánh hàng.
Một cách rút ngắn là gom đơn về ít người bán hơn, ưu tiên người bán có hàng sẵn và gửi nhanh, và tách đơn gấp ra khỏi đơn thường. Đơn gấp đi riêng, ít người bán; đơn thường gom nhiều để tiết kiệm cước. Đừng trộn một mẫu cần gấp vào chung kiện với mười mẫu không gấp rồi ngồi chờ người bán chậm nhất.
Danh mục kiểm trước khi đặt đơn kinh doanh
In ra hoặc lưu lại, đi qua từng dòng trước mỗi đơn đầu tiên với một người bán hoặc một bên trung gian mới:
| Nhóm | Câu hỏi | Đạt khi |
|---|---|---|
| Người bán | Đã đọc đánh giá tiêu cực và ảnh người mua chưa? | Không có lỗi lặp lại ở điểm bạn quan tâm |
| Người bán | Giá ở đúng số lượng mình mua là bao nhiêu? | Đã xác nhận, có ảnh chụp trang |
| Hàng hoá | Mặt hàng có thuộc nhóm phải công bố, hợp quy, hoặc mang nhãn hiệu người khác? | Không, hoặc đã có phương án thủ tục |
| Hàng hoá | Đã mua mẫu để kiểm chất lượng chưa? | Có mẫu, đã so với yêu cầu |
| Chi phí | Đã tính giá về tay đủ các lớp? | Còn khoảng lời so với giá bán dự kiến |
| Trung gian | Tỷ giá, phí dịch vụ, cách tính cước đã có bằng văn bản? | Có tin nhắn hoặc bảng phí rõ |
| Trung gian | Hàng đi theo hình thức nào, giao lại giấy tờ gì? | Câu trả lời rõ ràng, có văn bản |
| Rủi ro | Mất, hỏng, thiếu thì ai chịu, bồi thường ra sao? | Điều khoản đã đọc và chấp nhận được |
| Thời gian | Hàng về kịp mùa bán không, có trùng kỳ nghỉ bên Trung Quốc? | Ngày dự kiến có khoảng dự phòng |
Đơn đầu tiên với một người bán hoặc một bên trung gian mới nên nhỏ, dù mọi dòng đều đạt. Danh mục giảm rủi ro, không xoá được rủi ro.
Những rủi ro hay gặp nhất với người mới
Hàng khác ảnh. Màu, chất liệu, độ dày, kích thước lệch so với ảnh hoặc mô tả. Phòng bằng hàng mẫu và đọc ảnh người mua. Khi đặt lô, chụp lại trang sản phẩm làm bằng chứng.
Thiếu hàng, sai mẫu ở khâu shop gửi. Người bán gửi thiếu màu, gửi mẫu thay thế không báo. Phòng bằng yêu cầu kho kiểm đếm cho đơn đầu tiên, và kiểm đúng cam kết của người bán trong tin nhắn.
Chậm hàng đúng mùa cao điểm. Các đợt giảm giá lớn của sàn và kỳ nghỉ lễ Trung Quốc làm giao vận chậm. Phòng bằng lịch đặt hàng ngược từ ngày bán, có dự phòng.
Chi phí phát sinh khi hàng đã về. Cước tính theo thể tích cao hơn dự kiến, phí lưu kho, phí đóng gói. Phòng bằng hỏi trước cách tính và gửi kích thước, cân nặng dự kiến cho bên vận chuyển ước.
Mất tiền vì trung gian không đáng tin. Nhận tiền rồi chậm mua, mua rồi giữ hàng đòi thêm phí. Phòng bằng đơn nhỏ ban đầu, thanh toán theo từng bước, giữ mọi trao đổi bằng chữ. Danh mục "Order hàng qua trung gian" có bài riêng về dấu hiệu nhận biết.
Câu hỏi thường gặp
Đặt hàng Trung Quốc để kinh doanh có cần đăng ký kinh doanh trước không?
Hoạt động mua hàng về bán thường xuyên để kiếm lời thường thuộc diện phải đăng ký kinh doanh và kê khai thuế theo quy định hiện hành, kể cả bán online. Đăng ký cũng giúp bạn đứng tên chứng từ khi cần. Kiểm thủ tục ở cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế nơi bạn hoạt động.
Có nên đặt thẳng một lô lớn khi thấy giá tốt?
Không nên với người bán hoặc bên trung gian mới. Giá tốt chỉ có ý nghĩa khi chất lượng đúng và hàng về an toàn. Đặt mẫu, rồi một lô nhỏ, ghi lại kết quả, sau đó mới tăng. Chênh lệch giá giữa lô nhỏ và lô lớn thường nhỏ hơn thiệt hại khi lô lớn có vấn đề.
Tại sao cùng một món mà bên trung gian báo giá khác nhau?
Báo giá khác nhau vì tỷ giá áp dụng, cách tính phí dịch vụ, cách tính cước và hình thức đưa hàng về khác nhau. Để so, yêu cầu các bên báo giá cho cùng một đơn giả định đầy đủ: tiền hàng, ship nội địa, phí, cước theo cân nặng và thể tích, giấy tờ giao lại.
Hàng về rồi mới thấy lỗi thì có đổi được không?
Thường rất khó, vì đổi trả trên sàn Trung Quốc có thời hạn và phải gửi hàng lại cho người bán trong nội địa. Khi hàng đã qua biên giới, chi phí gửi ngược thường không đáng. Cách thực tế là yêu cầu kiểm ở kho phía Trung Quốc với đơn quan trọng, và thương lượng bù hàng hoặc giảm giá ở lô sau.
Nên thanh toán toàn bộ trước hay theo từng phần?
Với bên trung gian mới, nên ưu tiên cách thanh toán chia theo từng bước có bằng chứng: tiền hàng khi họ đã đặt và gửi mã đơn, cước khi hàng đã tới kho và có phiếu cân. Thanh toán trọn gói trước cho một bên chưa từng làm việc làm tăng rủi ro mất tiền.
Có thể tự đặt và nhờ người quen ở Trung Quốc nhận hàng không?
Về kỹ thuật là có thể, nhưng người quen phải nhận, kiểm, đóng gói và tìm cách gửi về, mà khâu gửi qua biên giới vẫn phải theo một hình thức hợp pháp có chứng từ. Nhờ người lạ nhận hàng hoặc thanh toán hộ có rủi ro mất tiền, mất hàng, nên tránh.