Người đánh hàng Trung Quốc cần tối thiểu bốn cuốn sổ: sổ người bán (ai, bán gì, giao ra sao, lỗi bao nhiêu), sổ lô hàng (mỗi lần đặt tốn bao nhiêu, về khi nào, hao hụt thế nào), sổ mẫu hàng (mỗi mẫu bán nhanh hay chậm), và một kho chứng cứ (ảnh, video, tin nhắn). Bốn cuốn này có thể chỉ là bốn trang trong cùng một bảng tính.
Không có sổ, mọi quyết định đặt tiếp, đổi nguồn hay dừng mẫu đều dựa vào trí nhớ, mà trí nhớ thì nhớ lần gần nhất và quên những lần trước. Bài này đưa ra các cột nên có cho từng cuốn, ví dụ cách ghi, và cách đọc sổ để ra quyết định. Không cần phần mềm đắt tiền; cái cần là ghi đều đặn.
Vì sao người bán nhỏ cần sổ hơn ai hết
Doanh nghiệp lớn có phòng mua hàng, có hệ thống quản lý kho, có kế toán. Người bán nhỏ kiêm tất cả, nên dễ bỏ qua việc ghi chép vì "ít hàng, nhớ được". Nhưng đánh hàng Trung Quốc lại là việc có nhiều biến số hơn mua hàng trong nước: nhiều người bán, nhiều khâu trung gian, tỷ giá, cước, thời gian, hao hụt. Sau năm sáu lô, rất ít người còn nhớ chính xác người bán nào giao chậm, mẫu nào lỗi nhiều, lô nào cước bất thường.
Sổ còn là công cụ đòi quyền lợi. Khi tranh chấp với người bán hoặc bên trung gian, người có ghi chép ngày giờ, số lượng, ảnh lỗi có lợi thế rõ ràng. Khi bị kiểm tra nguồn gốc hàng, sổ kèm chứng từ giúp bạn trình bày mạch lạc. Và khi bạn muốn mở rộng, vay vốn hay tìm người góp vốn, sổ là bằng chứng duy nhất về việc kinh doanh của bạn có lời hay không.
Cuối cùng, sổ giúp bạn học nhanh. Mỗi lô hàng là một thí nghiệm nhỏ: chọn mẫu này, người bán này, cách gửi này, kết quả ra sao. Không ghi lại kết quả thì mỗi lô là một lần đoán mới.
Sổ người bán: các cột nên có
Mỗi người bán một dòng. Cập nhật sau mỗi lần giao dịch. Các cột dưới đây đủ cho người bán nhỏ; thêm bớt theo ngành hàng của bạn.
| Cột | Ghi gì | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Mã người bán | Mã ngắn do bạn tự đặt | Dùng để liên kết với sổ lô và sổ mẫu |
| Tên gian hàng, nơi bán | Tên shop trên sàn hoặc tên gian ở chợ, tên sàn hay tên chợ | Tìm lại nhanh, tránh nhầm hai shop tên giống nhau |
| Cách liên lạc | Kênh chat đã dùng; ghi trong sổ riêng, không công khai | Liên hệ lại khi cần đặt thêm, khiếu nại |
| Nhóm hàng | Họ mạnh ở nhóm gì | Biết nên hỏi ai khi cần mẫu mới |
| Điều kiện bán | Đơn tối thiểu, có trộn màu không, bậc giá chính | So nhanh khi chọn người đặt |
| Thời gian gửi hàng | Từ lúc trả tiền tới lúc tới kho trung gian, theo từng lần | Lên lịch đặt hàng sát thực tế |
| Tỷ lệ lỗi, thiếu | Số món lỗi, thiếu trên tổng, theo từng lô | Thấy xu hướng chất lượng đi lên hay xuống |
| Xử lý khiếu nại | Có đổi, hoàn, bù hàng không; nhanh hay chậm | Biết rủi ro thật khi có sự cố |
| Xếp loại nội bộ | A, B, C do bạn tự đánh giá | Dồn đơn cho người bán tốt, thử ít với người mới |
Cột "xếp loại nội bộ" là đánh giá riêng của bạn để ra quyết định, không phải để đăng công khai hay chê bai ai. Đánh lại sau mỗi vài lô.
Sổ lô hàng: mỗi lần đặt một dòng
Sổ lô là nơi ghi tiền. Mỗi lần đặt, dù nhỏ, ghi một dòng. Khi hàng về, cập nhật các cột còn trống.
| Cột | Ghi gì |
|---|---|
| Mã lô, ngày đặt | Ví dụ giả định: L07, ngày đặt |
| Người bán, mẫu hàng | Mã người bán, mã các mẫu trong lô, số lượng từng mẫu |
| Tiền hàng | Số tiền đã trả, tỷ giá thanh toán thật |
| Phí nội địa, phí trung gian | Ship tới kho trung gian, phí mua hộ, phí kiểm đếm, đóng gói |
| Cân nặng, thể tích, cước | Cân nặng thực, cân nặng tính cước, tổng cước về Việt Nam |
| Ngày tới kho phía Trung Quốc, ngày nhận | Để tính thời gian thực tế từng khâu |
| Kiểm hàng | Số món đạt, lỗi, thiếu, sai mẫu; đã đòi được gì |
| Giá về tay từng mẫu | Tính lại theo số thật, không dùng số dự tính |
| Chứng từ | Có những giấy tờ gì, lưu ở đâu |
Sau một năm, sổ lô trả lời được những câu hỏi rất đáng tiền, những câu mà không bên trung gian nào trả lời thay bạn: cước trung bình mỗi ký của từng nhóm hàng, thời gian thật từ lúc đặt tới lúc nhận theo từng mùa, và tổng hao hụt chiếm bao nhiêu phần trăm tiền hàng.
Sổ mẫu hàng và tốc độ bán
Sổ mẫu ghi theo từng mẫu (và nếu cần, từng màu, từng size): giá về tay, giá bán, số nhập, số bán theo tuần, số tồn. Từ đó tính ra hai con số quan trọng nhất: tốc độ bán (bao nhiêu món mỗi tuần) và số tuần tồn (số tồn hiện tại chia cho tốc độ bán). Ví dụ giả định: một mẫu còn 40 chiếc, bán trung bình 8 chiếc mỗi tuần, vậy còn khoảng 5 tuần hàng.
Số tuần tồn đặt cạnh thời gian đặt hàng về cho biết khi nào phải đặt tiếp. Nếu từ lúc đặt tới lúc có hàng trên kệ mất khoảng 3 tuần, thì khi số tuần tồn xuống tới khoảng 4 là lúc nên đặt, chừa một tuần dự phòng. Không có hai con số này, người bán thường đặt khi đã gần hết, rồi đứt hàng vài tuần đúng lúc mẫu đang chạy.
Sổ mẫu cũng cho thấy mẫu nào đang chậm lại. Một mẫu từ 8 chiếc mỗi tuần xuống 3 chiếc mỗi tuần trong vài tuần liên tiếp là tín hiệu không nên đặt thêm, dù trước đó nó bán tốt. Bài riêng trên trang về việc khi nào nên dừng một mặt hàng dùng chính các con số này.
Kho chứng cứ: lưu gì và lưu thế nào
Chứng cứ không cần đẹp nhưng phải tìm được khi cần. Một thư mục cho mỗi lô, đặt tên theo mã lô, chứa:
- Ảnh chụp trang sản phẩm lúc đặt (mô tả, chất liệu, kích thước, giá theo bậc), vì người bán có thể sửa trang sau đó.
- Ảnh chụp tin nhắn thoả thuận với người bán và với bên trung gian: số lượng, màu, size, hẹn giao, cam kết đổi trả.
- Phiếu đặt hàng, hoá đơn, biên nhận thanh toán, phiếu cân của kho, bảng tính cước.
- Video mở kiện liên tục từ lúc kiện còn nguyên băng dính tới lúc kiểm xong, quay rõ tem kiện.
- Ảnh từng loại lỗi, chụp cạnh thước hoặc vật chuẩn để thấy kích thước lỗi.
- Chứng từ nguồn gốc hàng hoá mà bên trung gian hoặc người bán giao lại, nếu có.
Sao lưu thư mục này ra một nơi thứ hai. Điện thoại hỏng hay mất tài khoản chat là mất toàn bộ bằng chứng của mọi lô chưa giải quyết xong.
Đọc sổ để ra quyết định
Đặt tiếp với ai? Nhìn sổ người bán: người có tỷ lệ lỗi thấp và ổn định qua nhiều lô, giao đúng hẹn, xử lý khiếu nại tử tế được dồn đơn. Người mới chỉ nhận lô thử nhỏ cho tới khi đủ dữ liệu.
Mẫu nào đặt sâu hơn? Nhìn sổ mẫu: mẫu có tốc độ bán đều, số tuần tồn ngắn, giá bán thực tế giữ được gần giá dự kiến. Mẫu bán nhanh nhưng phải giảm giá nhiều thì xem lại giá về tay.
Cước có đang bất thường không? Nhìn sổ lô: so cước mỗi ký của lô mới với trung bình các lô cùng nhóm hàng. Chênh nhiều thì hỏi lại bên vận chuyển cách tính, có thể do quy đổi thể tích hoặc phụ phí mới.
Có nên đổi bên trung gian? Gom số liệu thời gian giao, tỷ lệ thất lạc, hư hỏng do vận chuyển và cách bồi thường của từng bên qua nhiều lô. So sánh bằng số, không bằng ấn tượng của lần gần nhất.
Ví dụ đọc sổ sau ba lô (giả định)
Giả sử bạn đã đặt ba lô phụ kiện tóc từ hai người bán, gọi là X và Y. Sổ người bán cho thấy X có tỷ lệ lỗi lần lượt khoảng 2%, 3%, 2% qua ba lô, gửi hàng tới kho trung gian trong khoảng ba ngày. Y rẻ hơn X một chút trên trang, nhưng tỷ lệ lỗi là 4%, 9%, 12%, và lô thứ ba gửi chậm hơn hẹn gần một tuần. Nhìn từng lô riêng lẻ, lô đầu của Y trông ổn; nhìn cả ba lô, xu hướng đi xuống rõ ràng.
Sổ lô cho thấy giá về tay của mẫu kẹp lấy từ Y, sau khi chia hao hụt, đã cao hơn mẫu tương tự lấy từ X ở lô thứ ba, dù giá gốc của Y thấp hơn. Sổ mẫu cho thấy khách trả lại hàng của Y nhiều hơn, chủ yếu vì lò xo yếu. Ba cuốn sổ cùng chỉ về một hướng: chuyển dần đơn sang X, hoặc tìm người bán thứ ba để thử thay Y.
Không có sổ, kết luận rất có thể ngược lại: bạn nhớ rằng Y rẻ hơn, và lô gần nhất có vấn đề thì "chắc do vận chuyển". Đây là kiểu sai lầm mà sổ sinh ra để chặn. Con số không quyết định thay bạn, nhưng nó buộc bạn nhìn cả chuỗi chứ không chỉ lần gần nhất. Và khi bạn nhắn cho Y rằng ba lô gần đây lỗi lần lượt bao nhiêu món kèm ảnh, cuộc nói chuyện về bù hàng hay giảm giá cũng nghiêm túc hơn nhiều so với một câu than chung chung.
Lỗi hay gặp khi giữ sổ
Ghi lúc nhớ, bỏ lúc bận. Sổ chỉ có giá trị khi đủ. Mùa cao điểm là lúc dễ bỏ ghi nhất nhưng lại là lúc nhiều lô nhất. Gắn việc ghi vào một khâu cố định, ví dụ ghi ngay khi thanh toán và ngay khi kiểm hàng xong.
Ghi số dự tính, không cập nhật số thật. Giá về tay, cước, hao hụt dự tính chỉ là kế hoạch. Nếu không thay bằng số thật khi hàng về, sổ sẽ đẹp hơn thực tế và bạn định giá sai.
Mỗi lô ghi một kiểu. Đổi cách chia cước hay cách tính hao hụt giữa các lô làm mất khả năng so sánh. Chọn một cách và giữ nguyên; nếu đổi, ghi rõ từ lô nào.
Không có mã liên kết. Sổ người bán, sổ lô và sổ mẫu cần chung mã để tra chéo. Không có mã thì muốn biết "mẫu này của người bán nào, lô nào lỗi nhiều" phải lục từng dòng.
Câu hỏi thường gặp
Nên dùng sổ giấy hay bảng tính?
Bảng tính tiện hơn vì tự cộng trừ, lọc, sắp xếp và tính tốc độ bán. Sổ giấy hợp với việc ghi nhanh tại chợ hoặc khi kiểm hàng, nhưng nên chép lại vào bảng tính cuối ngày. Quan trọng nhất là chọn một nơi làm gốc và ghi đều.
Có nên dùng phần mềm quản lý bán hàng thay sổ?
Phần mềm bán hàng thường quản lý tốt tồn kho và đơn bán, nhưng ít khi có chỗ ghi tỷ lệ lỗi theo người bán Trung Quốc, cước theo lô hay thời gian từng khâu vận chuyển. Có thể dùng phần mềm cho phần bán, và giữ bảng tính riêng cho phần nhập hàng.
Bao lâu thì nên xem lại sổ một lần?
Sổ mẫu nên xem hằng tuần để quyết định đặt thêm. Sổ người bán và sổ lô nên xem lại sau mỗi lô và tổng kết theo quý, để thấy xu hướng chất lượng và chi phí. Cuối năm, tổng kết cả năm để lập kế hoạch mùa sau.
Ghi tỷ lệ lỗi thế nào cho chính xác?
Lấy số món lỗi, thiếu, sai mẫu chia cho tổng số món của mẫu đó trong lô, ghi riêng cho từng người bán. Phân biệt lỗi do người bán (sai mẫu, lỗi may) với lỗi do vận chuyển (vỡ, ướt) để biết đổi người bán hay đổi bên chuyển.
Có nên chia sẻ sổ đánh giá người bán với người khác không?
Sổ là đánh giá riêng dựa trên trải nghiệm của bạn, có thể không đúng với người khác. Chia sẻ trong nhóm tin cậy để học hỏi thì được, nhưng tránh đăng công khai kiểu chê bai hay khen quảng cáo một người bán cụ thể, vì dễ gây tranh chấp và không công bằng với họ.