Theo dõi đơn order từ shop Trung Quốc tới kho Việt Nam: các mốc và khi nào nên hỏi

Một đơn order hàng Trung Quốc thường đi qua tám mốc: đã đặt, bên order đã thanh toán cho shop, shop đã gửi hàng, kho Trung Quốc đã nhận, đã kiểm và đóng kiện, đã xuất kho đi Việt Nam, kho Việt Nam đã nhận, và đã giao. Mỗi mốc có thời gian bình thường của nó. Đơn đứng yên ở một mốc lâu hơn thường lệ là lúc nên hỏi, và mỗi mốc có một người đúng để hỏi.

Người bán nhỏ hay theo dõi đơn bằng cách nhắn "hàng của em về chưa". Câu hỏi đó khó trả lời và khó kiểm chứng. Bài này chỉ cách đọc từng mốc, những nguyên nhân hay gặp khi đơn kẹt ở mốc đó, cách đặt câu hỏi cụ thể, và một bảng theo dõi đơn giản để quản lý nhiều đơn cùng lúc mà không bỏ sót.

Tám mốc của một đơn và lý do hay kẹt

Thời gian ở mỗi mốc thay đổi theo shop, mùa và tuyến; bảng chỉ nêu nguyên nhân hay gặp, không nêu số ngày cố định.

Cột "hỏi ai" gần như toàn là bên order, vì bạn chỉ có quan hệ hợp đồng với họ. Nhưng câu hỏi tốt phải nói rõ đơn đang ở mốc nào và đã ở đó bao lâu, để bên order biết phải đi hỏi tiếp ai.

Mốc 3 và 4: đoạn hay mù thông tin nhất

Từ lúc shop gửi tới lúc kho Trung Quốc nhận là đoạn đường nội địa Trung Quốc, do đơn vị chuyển phát của shop phụ trách. Người thuê thường không nhìn thấy đoạn này, trong khi đây là nơi xảy ra khá nhiều sự cố: kiện đi lạc, kiện tới kho nhưng không ai nhận ra của ai vì nhãn bị rách hoặc ghi sai mã khách.

Điều nên làm là đề nghị bên order báo mã vận đơn nội địa ngay khi shop gửi. Với mã này, bên order tra được kiện đang ở đâu trên hành trình nội địa. Nếu bạn tự đặt và dùng dịch vụ ký gửi, chính bạn giữ mã vận đơn trên sàn; hãy báo cho kho trước khi kiện tới.

Một tình huống hay gặp: hệ thống chuyển phát báo đã giao tới kho, nhưng kho nói chưa nhận. Khả năng cao là kiện đã tới nhưng chưa được gắn với mã khách của bạn. Gửi cho bên order mã vận đơn, ảnh trang đơn trên sàn, tên shop và mô tả kiện để kho tìm trong khu hàng chưa xác định chủ. Càng báo sớm, càng dễ tìm.

Nếu một shop thường xuyên để kiện lạc ở đoạn này, ví dụ hay ghi thiếu mã khách hoặc dùng bao bì không dán nhãn rõ, hãy ghi lại trong sổ nhà cung cấp. Khi chọn giữa hai shop bán cùng một mẫu, khả năng gửi hàng tới kho đúng và đủ thông tin cũng là một tiêu chí, ngang với giá và chất lượng.

Mốc 5 và 6: chờ đủ hàng hay đi từng phần

Khi một đơn có hàng từ nhiều shop, kho thường chờ hàng của mọi shop về rồi mới đóng kiện chung. Chỉ cần một shop chậm, cả đơn đứng chờ. Điều này giúp tiết kiệm cước vì đóng ít kiện hơn, nhưng làm chậm cả những món đã về từ lâu.

Bạn có thể thoả thuận trước với bên order về quy tắc: chờ tối đa bao nhiêu ngày thì đi phần đã có, phần còn lại đi chuyến sau. Quy tắc này nên ghi trong phiếu đặt hàng. Với hàng bán theo mùa, thời gian quan trọng hơn vài đồng cước tiết kiệm được.

Sau khi đóng kiện, kiện có thể phải chờ xe hoặc chờ chuyến. Vào mùa cao điểm và khi cửa khẩu ùn tắc, chờ ở mốc 6 có thể lâu hơn hẳn bình thường. Trong giai đoạn này, hãy hỏi bên order thời gian dự kiến và theo dõi xem họ có chủ động báo khi thay đổi không, thay vì nhắn hỏi mỗi ngày.

Hỏi thế nào để có câu trả lời

Nói rõ mã đơn và mốc hiện tại. "Đơn mã X đang ở trạng thái kho Trung Quốc đã nhận từ ngày… , chưa thấy chuyển sang đã đóng kiện" tốt hơn nhiều so với "hàng của em đâu rồi".

Nói rõ thời gian đã chờ so với lời báo. Nếu báo giá ghi thời gian dự kiến cho từng khâu, nhắc lại con số đó. Câu hỏi có căn cứ khó bị trả lời qua loa.

Hỏi nguyên nhân và bước tiếp theo. Không chỉ hỏi "bao giờ về" mà hỏi "đang chờ gì, ai đang xử lý, khi nào có thông tin tiếp".

Hẹn mốc hỏi lại. Kết thúc bằng một mốc cụ thể: "nếu đến ngày… chưa có thông tin, em nhờ anh chị kiểm tra lại giúp". Cách này tránh nhắn hỏi liên tục mà vẫn giữ áp lực vừa phải.

Giữ lại mọi trả lời. Lời báo về nguyên nhân chậm và thời gian dự kiến là một phần hồ sơ nếu sau này có tranh chấp về thời gian hay lưu kho.

Đơn có vấn đề giữa chừng: huỷ, đổi hay tách

Không phải đơn nào cũng chỉ chậm; có đơn gặp vấn đề cần bạn quyết định. Ở mốc 2, shop báo hết một phân loại: bạn cần chọn hoàn tiền phần đó hay đổi sang phân loại khác, và nên trả lời nhanh, vì shop có thể tự huỷ cả đơn nếu chờ lâu. Ở mốc 4 và 5, kho phát hiện thiếu hoặc lỗi khi kiểm: đây là thời điểm duy nhất còn đổi trả với shop với chi phí hợp lý, nên quyết định ngay trong ngày nếu được.

Ở mốc 5 và 6, bạn có thể cần tách đơn: một phần hàng bán gấp đi trước, phần còn lại chờ. Tách đơn thường làm tăng cước vì thêm kiện, nhưng đôi khi đáng. Hỏi bên order chi phí tách trước khi quyết. Sau mốc 6, hàng đã lên xe, gần như không còn thay đổi gì được.

Mỗi quyết định giữa chừng nên được nhắn lại bằng chữ, có mã đơn, và ghi vào cột ghi chú trong bảng theo dõi. Khi hàng về và tiền được tất toán, những dòng này giúp bạn đối chiếu vì sao số lượng hay số tiền khác với phiếu ban đầu.

Đơn ký gửi tự đặt: theo dõi khác gì

Nếu bạn tự mua trên sàn và chỉ thuê bên vận chuyển ký gửi, ba mốc đầu nằm hoàn toàn trong tay bạn: bạn tự thanh toán, tự xem shop đã gửi chưa, tự giữ mã vận đơn nội địa. Ưu điểm là bạn thấy ngay khi shop chậm và có thể nhắn shop trực tiếp. Nhược điểm là không ai làm thay việc này.

Từ mốc 4 trở đi, bạn phụ thuộc vào bên vận chuyển như với mô hình mua hộ. Vì vậy, mỗi khi shop báo đã gửi, hãy khai mã vận đơn nội địa với bên vận chuyển theo cách họ hướng dẫn, kèm mô tả kiện. Kiện tới kho mà không khớp được với khai báo nào là kiện dễ nằm lại lâu nhất.

Trong bảng theo dõi, đơn ký gửi nên có thêm cột "đã khai báo với kho chưa". Đây là bước hay bị quên nhất khi đặt nhiều shop một lúc, và là nguyên nhân phổ biến của tình trạng hàng đã tới kho mà mãi không thấy cập nhật.

Bảng theo dõi nhiều đơn cùng lúc

Khi có năm, mười đơn chạy song song, nhớ trong đầu là không đủ. Một bảng tính đơn giản với các cột dưới đây là đủ dùng cho shop nhỏ.

Mỗi sáng nhìn cột "ngày vào mốc hiện tại", lọc những đơn đứng yên quá lâu so với thường lệ, và chỉ hỏi những đơn đó. Sau vài tháng, bạn sẽ có số liệu thật về thời gian từng khâu của bên order mình dùng, chính xác hơn bất kỳ lời quảng cáo nào.

Lên kế hoạch bán hàng theo thời gian thật

Mục đích cuối cùng của việc theo dõi không phải để thúc bên order, mà để bạn biết hàng sẽ về khi nào và lên kế hoạch bán. Với shop online, đăng bán trước khi có hàng mà không chắc ngày về là con đường nhanh nhất dẫn tới khách huỷ đơn và đánh giá xấu.

Từ bảng theo dõi, hãy tính thời gian trung bình và thời gian chậm nhất trong vài tháng gần đây cho từng loại đơn. Khi nhận đặt trước của khách, dùng thời gian chậm nhất chứ không dùng trung bình. Vào mùa cao điểm, cộng thêm một khoảng dự phòng.

Nói với khách một mốc hơi muộn rồi giao sớm luôn tốt hơn hứa sớm rồi xin lỗi. Bảng theo dõi cho bạn đủ số liệu để đưa ra mốc đó một cách tự tin, thay vì đoán theo cảm giác hoặc theo lời bên order.

Với mặt hàng theo mùa như đồ Tết, đồ Trung thu, quần áo giao mùa, ngày hàng về quyết định gần như toàn bộ kết quả kinh doanh của lô đó. Đặt sớm hơn và theo dõi sát hơn những lô này, ngay cả khi phải chấp nhận vốn nằm lâu hơn một chút.

Câu hỏi thường gặp

Trạng thái đơn trên hệ thống bên order không cập nhật nhiều ngày có đáng lo không?

Chưa chắc. Có những khâu như chờ xe, qua cửa khẩu, trạng thái không đổi dù hàng vẫn đang di chuyển. Nếu thời gian đứng yên vượt rõ so với thường lệ và so với lời báo, hãy hỏi bên order với mã đơn và mốc cụ thể.

Shop Trung Quốc báo đã gửi nhưng mãi không có mã vận đơn thì sao?

Đề nghị bên order hỏi shop mã vận đơn. Một số shop bấm trạng thái đã gửi trước khi giao thật cho đơn vị chuyển phát. Nếu quá thời hạn gửi hàng theo quy định của sàn, bên order có thể khiếu nại hoặc huỷ đơn để lấy lại tiền.

Kho nói chưa nhận nhưng tra mã vận đơn thấy đã giao thì làm gì?

Gửi bên order mã vận đơn, ảnh trạng thái đã giao, tên shop và mô tả kiện để họ tìm trong khu hàng chưa xác định chủ. Đồng thời kiểm lại địa chỉ và mã khách bạn đã ghi khi đặt nếu bạn tự mua.

Có nên đặt nhiều đơn nhỏ để hàng về rải rác không?

Đặt nhiều đơn nhỏ giúp hàng về đều hơn nhưng tăng phí vận chuyển nội địa, phí tối thiểu và công theo dõi. Nhiều shop chọn đặt định kỳ theo tuần hoặc theo nửa tháng để cân bằng giữa dòng hàng và chi phí.

Hàng về kho Việt Nam rồi nhưng chưa tất toán thì có bị tính phí lưu kho không?

Có thể, tuỳ điều khoản. Nhiều bên cho một số ngày miễn phí rồi tính phí lưu kho. Khi nhận thông báo hàng về, hãy tất toán và lấy hàng sớm, đặc biệt với lô cồng kềnh.